校内各职能部门、二级学院：

档案是持续记录学校办学历史、促进学校建设和发展的一项重要基础性工作。根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《乐山师范学院档案管理办法》（乐师院[2014]79号）等文件精神，结合学校档案工作的实际情况，现将2019年档案立卷归档工作通知如下，请按时完成档案的整理和移交。

一、归档范围

参见《乐山师范学院档案归档范围及保管期限表》（附件1）。

二、归档时间

1、2019年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产与设备管理、出版等管理工作中形成的文件纸质材料、电子文档和影像资料，均应归档，于2020年6月30日以前完成归档工作。

2、基建项目类文件材料应在项目完成后3个月内归档。

3、重大活动、全校性会议、专项工作形成的具有保存价值的档案材料，由牵头单位按专题立卷并于活动结束后2个月内归档。

5、各单位获得的校外获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗、各种专业及文娱赛事等（省级及以上），校际交流中具有保存价值的实物档案等，按要求均应整理归档移交档案馆。

6、2020届毕业生档案应在12月31日前完成归档工作。

7、全校各部门、各教学院在今年防疫抗疫期间的文件、照片、视频等资料于2020年6月30日之前完成归档工作。

三、归档要求

1、今年档案的收集整理继续执行档案双套制管理，按照档案规范化管理的要求，所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应，并实现南大之星档案系统内的全文挂接。

2、各单位分管档案工作的领导和兼职档案员认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，特别须注意签字和公章的完整性，严把质量关，防止漏归、错归。

3、兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，以确保本部门文件材料能够及时、完整地归档。兼职档案员有调整、补充的单位，请及时通知档案馆。

4、历年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档。

5、凡由几个单位合作完成的项目或工作，由主办部门立卷、归档。各参与单位将自己承担部分任务的文件资料送交主办部门。

6.移交档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名盖章，各存清册一份。

                                                                                              档案馆

                                                                                            2020年4月2日