校内各部门：
档案是持续记录学校办学历史、促进学校建设和发展的一项重要基础性工作。根据《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《乐山师范学院档案管理办法》（乐师院﹝2022﹞60号）等文件精神，结合学校档案工作的实际情况，现将2023年档案立卷归档工作通知如下，请各单位按时完成档案的整理和移交。
一、归档要求及内容
1.总要求：学校党政管理、教学、科研、财会、外事、基建、资产与设备管理、出版等管理工作中形成的文件纸质材料、电子文档和影像资料，均应归档。
2.归档内容、范围及保管期限：各类档案归档具体内容、范围及保管期限，请参见《乐山师范学院档案归档范围及保管期限表》（附件1）。
3.声像档案：各部门收集文字材料的同时注意收集声像档案等。各单位在管理、科研、教学、重大交流等活动中产生的录音、录像、照片等按要求均应整理归档移交档案馆。
4.实物档案：收集文字资料的同时注意收集实物档案。各单位在管理、教学、校际交流等活动中产生的具有保存价值的实物，各单位获得的厅级及以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等奖励产生的资料，按要求均应整理归档移交档案馆。
5、专项档案：遵行“有则必备、应收尽收、应归尽归”原则，学校中心工作、重大活动、全校性会议等资料均应归档。专项档案均由牵头单位立卷归档，两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。
二、归档时间
1.档案覆盖时间：2023年1月1日-2023年12月31日。
2.档案归档完成时间： 2024年6月30日之前完成归档、移交工作。
3. 2024届毕业生学业档案：2024年12月30日前
三、专项档案
专项档案均由牵头单位立卷归档；两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。2023年专题档案归档具体要求见下表。
序号 |
专题档案 |
归档部门 |
归档范围 |
完成归档时间 |
1 |
师范认证专题档案 |
教学部 |
师范认证整个过程中产生的具有保存和参考价值的文字资料、照片和视频等资料。 |
2024年6月30日前 |
2 |
第四届第二次工会会员暨教职工代表大会专题档案 |
校工会 |
会议组织全过程中形成的具有保存价值的文字资料、图片、视频、实物等会议材料 |
3 |
重要宣传、教育活动 |
各二级单位 |
全校各部门2023年自行组织的宣传、教育等重大活动和重要展览的图片（电子版）和视频 |
4 |
主题教育档案 |
组织部 |
总体规划与策划、宣传与教育材料、活动执行与记录材料、反馈与评估、法规与文件等材料 |
5 |
45周年校庆档案 |
校地合作处、校友事务办公室 |
活动筹备方案等基础性资料、宣传类资料、执行类资料、物资及产地类资料、成果展示类资料、校庆活动的合同、协议等法律文件资料 |
四、归档要求
1、双套制：收集文字材料的同时注意收集电子文件。今年档案的收集整理继续执行档案双套制管理，按照档案规范化管理的要求，所有移交档案实行纸质档案与电子档案一一对应，并实现南大之星档案管理系统内的全文挂接。（具体参见附件2）
2、审查与审核：按“应收尽收、应归尽归”原则，请各部门领导和兼职档案员认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，特别须注意签字和公章的完整性，严把质量关，防止漏归、错归。
3、立卷与分类：兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，以确保本部门文件材料能够及时、完整地归档。
4、查漏补缺：历年应归档但尚未归档的文件材料，请各单位认真检查，查遗补漏，及时归档；当年资料归档后，若兼职档案员有调整、补充，请及时通知档案馆。
5、合作分工：凡由多个单位合作完成的项目或工作，由主办部门立卷、归档，各参与单位将自己承担部分任务的文件资料及时送交主办部门，由主办部门统一归档。
6、移交手续：移交档案必须履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量、移交时间，交接双方签名盖章，各存清册一份。
五、其他说明
如对档案立卷、归档有不清楚之处，请咨询档案馆工作人员（见下表），联系电话：2276066
序号 |
姓名 |
工作分工 |
1 |
张荣霞 |
负责党群、行政、基建、外事类档案；专题档案建设 |
2 |
谢旭文 |
负责教学、出版、实物类档案； |
3 |
胡瑛 |
负责声像、设备、财会档案； |
4 |
曹旭 |
负责科研类档案。 |
特此通知。
档案馆
2024年5月10日
